Każda firma działa w określonej branży. Osiąganie przez nią wyznaczonych celów zależy w głównej mierze od skupienia się na danej dziedzinie działalności. W praktyce nie zawsze jest to jednak możliwe. Funkcjonowanie w środowisku biznesowym wymaga bowiem od przedsiębiorcy zajmowania się różnymi, często zupełnie niezwiązanymi z charakterem prowadzonej działalności sprawami. W takiej sytuacji najlepiej jest skorzystać z możliwości stwarzanych przez outsourcing. Tego typu usługi w ostatnich latach cieszą się ogromną popularnością. Warto dowiedzieć się, na czym polega outsourcing i dlaczego warto pomyśleć o skorzystaniu z niego.
Czym jest outsourcing – definicja
Zastanawiasz się, co to znaczy outsourcing? Wyraz ten pochodzi z języka angielskiego. Pojęcie outsourcingu powstało z trzech słów outside-resource-using i oznacza dosłownie korzystanie z zasobów zewnętrznych. Outsourcing zewnętrzny polega na przekazaniu przez dany podmiot gospodarczy części zadań i projektów wyspecjalizowanej w konkretnej dziedzinie firmie zewnętrznej. Do przejęcia określonych obowiązków przez przedsiębiorstwo outsourcingowe dochodzi na mocy obustronnie zawartej umowy, wskazującej m. in. jakie obowiązki zostaną przekazane firmie zewnętrznej.
Outsourcingu nie należy mylić ze zwykłą współpracą między firmami odbywającą się w oparciu o umowę-dzieło. Przy takich kontraktach bowiem jedno z przedsiębiorstw jest zleceniodawcą, a drugie zleceniobiorcą. Istotą outsourcingu jest natomiast równorzędność kooperujących ze sobą firm. Obie strony łączy partnerska relacja. Pozostają one na takim samym poziomie zależności.
Dlaczego przedsiębiorstwa podejmują decyzję o przekazywaniu zadań innym organizacjom? Za ten stan rzeczy odpowiadają różne czynniki. Jednym z najważniejszych jest chęć skupienia się na podstawowych kompetencjach przedsiębiorstwa, stanowiących fundament ich przewagi konkurencyjnej. Outsourcing zewnętrzny stosuje się także w celu pozyskania brakujących zasobów (np. kapitału albo wiedzy eksperckiej będącej domeną wysoko wykwalifikowanych specjalistów). Innym powodem korzystania z outsourcingu jest dążenie do zwiększenia wydajności pracy oraz elastyczności działania dzięki możliwości szybkiego dostosowania skali prowadzonej działalności do aktualnego popytu na dany produkt lub usługę.
Jakie są rodzaje outsourcingu?
Zakres świadczonych usług outsourcingowych może być różny w zależności od indywidualnych okoliczności. Najczęściej wyróżniamy dwa podstawowe rodzaje outsourcingu, czyli outsourcing kapitałowy (zwany też wewnętrznym) oraz kontraktowy. Ten pierwszy polega na utworzeniu spółki-córki przeznaczonej do zajmowania się konkretnym obszarem działalności. Outsourcing kontraktowy występuje natomiast wówczas, gdy przedsiębiorcy decydują się przekazać część obowiązków firmie zewnętrznej.
W praktyce często stosowanym rozwiązaniem jest też outsourcing pracowniczy. W tym przypadku firma outsourcingowa wynajmuje na pewien czas swoich pracowników korzystającemu z jej usług przedsiębiorstwu. Outsourcing pracowników odbywa się na podstawie umowy cywilnoprawnej łączącej outsourcera i insourcera. Pomiędzy podmiotem zlecającym a osobą wykonującą pracę nie istnieje natomiast żaden stosunek prawny.
Niekiedy wyodrębniamy również outsourcing pełny oraz selektywny. Pierwszy z nich polega na całkowitym scedowaniu konkretnego obszaru obowiązków na podmiot zewnętrzny. Takie rozwiązanie często spotyka się m. in. w przypadku zadań związanych ze szkoleniami pracowników albo rekrutacją nowych kadr. Outsourcing selektywny natomiast odbywa się poprzez przekazanie zewnętrznemu podmiotowi tylko niektórych zadań (np. wykonanie strony internetowej konkretnego projektu).
Przykłady outsourcingu w przedsiębiorstwie
Firmom zajmującym się outsourcingiem powierza się różne obowiązki do realizacji. Zazwyczaj są to zadania zupełnie niezwiązane z głównym nurtem działalności danego przedsiębiorstwa. W praktyce najczęściej spotyka się outsourcing:
- księgowości – wszelkie czynności dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych i rozliczania się z urzędem skarbowym często zleca się profesjonalnej firmie; dzięki temu można uniknąć kosztów zatrudnienia księgowego na etacie;
- usług IT – information technology outsourcing cieszy się obecnie dużym zainteresowaniem wśród insourcerów; dzięki niemu nie trzeba zatrudniać dodatkowych pracowników do świadczenia usług serwisowych i konserwatorskich;
- gastronomiczny – występuje wtedy, gdy przedsiębiorstwo zleca wybranej firmie cateringowej codzienne dostarczanie posiłków pracownikom, zamiast samodzielnie utrzymywać przyzakładową stołówkę;
- usług sprzątających i ochroniarskich – obecnie coraz częściej rezygnuje się z zatrudniania na etacie ochroniarzy i sprzątaczek; realizacja tego typu czynności (oczywiście za odpowiednią opłatą) przypada w udziale firmom outsourcingowym mającym w swojej ofercie tego typu usługi;
- reklamowy – przygotowywaniem kampanii reklamowych i promocyjnych często zajmują się specjaliści z firm zewnętrznych.
Outsourcing nierzadko dotyczy też usług transportowych i logistycznych. Jako przykład może posłużyć powierzanie przez sklepy internetowe firmom kurierskim zadania dostarczania zamówionego towaru klientom.
Wady i zalety outsourcingu
Usługi outsourcingowe mają wiele zalet. Przede wszystkim dzięki nim przedsiębiorcy zyskują możliwość skoncentrowania się na głównym obszarze działalności. Współpraca z doświadczonymi specjalistami z danej dziedziny sprawia, że insourcerzy mogą liczyć na najwyższą jakość usług.
Firmy, które decydują się na outsourcing zewnętrzny lub wewnętrzny, zwykle kierują się także względami finansowymi. Omawiane rozwiązanie oznacza bowiem dla nich realne obniżenie kosztów działalności, choćby poprzez redukcję zatrudnienia. Zmniejszeniu i dywersyfikacji ulega też ryzyko ponoszone przez przedsiębiorstwo przy realizacji określonych projektów. Ponadto outsourcing pozwala na uwolnienie zewnętrznych zasobów, w tym również tych najistotniejszych, w postaci świetnie wyszkolonych pracowników.
Są też minusy korzystania z usług outsourcingu. Jedną z najważniejszych wad takiej formy współpracy z innym podmiotem gospodarczym jest utrata kontroli nad czynnościami scedowanymi na pracowników firm zewnętrznych. Outsourcing może też wpłynąć niekorzystnie na poziom motywacji zespołu pracowniczego. Realne ryzyko zwolnienia często działa demotywująco na podwładnych.
Z outsourcingiem wiąże się też inne bardzo poważne zagrożenie. Dotyczy ono zwłaszcza przedsiębiorstw powierzających firmom zewnętrznym kompleksową opiekę nad sprzętem i oprogramowaniem komputerowym. W takiej sytuacji zazwyczaj pojawia się bowiem konieczność udostępnienia outsourcerom przynajmniej niektórych poufnych danych. Ewentualny wyciek wrażliwych informacji oddziałuje niekorzystnie na wizerunek firmy w oczach klientów.
Jakie usługi outsourcingowe można wyróżnić?
Outsourcing może dotyczyć szeregu działań podejmowanych w biznesie. Jednym z takich obszarów jest proces rekrutacji nowych pracowników. Firmy często nie mają osobnych działów HR, gdyż utrzymywanie takich struktur dla wielu przedsiębiorstw jest nieopłacalne. Z usług kompetentnych doświadczonych rekruterów przysłanych przez zewnętrzną firmę można korzystać wtedy, gdy zajdzie taka potrzeba. Nie ma natomiast konieczności zatrudniania ich jako pracowników na etacie.
Usługi outsourcingowe swym zasięgiem często obejmują także szeroko pojętą działalność handlową. W zależności od potrzeb i preferencji insourcerów współpracująca z nimi firma może prowadzić dział obsługi klienta, zajmować się budowaniem kanałów dystrybucyjnych albo kontrolowaniem i uzupełnianiem zapasów towarów. W ramach outsourcingu handlowego mieści się też przygotowywanie oznaczeń i materiałów promocyjnych, a także układanie produktów z asortymentu na półkach sklepowych.
Obecnie coraz większą popularnością cieszy się również outsourcing bankowy. Instytucje finansowe korzystają z pomocy firm zewnętrznych głównie w zakresie pośrednictwa w sprzedaży kredytów i obsługi informatycznej. W zakresie takiego outsourcingu mieści się także m.in. doradztwo prawne i finansowe, obsługa kasy, dokumentacji i korespondencji, usługi windykacyjne, telemarketingowe itp.
Na co zwrócić uwagę podczas wyboru firmy outsourcingowej?
Na rynku działa wiele firm outsourcingowych, które swoją ofertę kierują do firm z różnych branż. Zanim wybierzesz jakiegokolwiek dostawcę usług, musisz zwrócić uwagę na szereg kwestii. W pierwszej kolejności ustal cel, w osiągnięciu którego ma Ci pomóc dana firma zewnętrzna. Powody korzystania z usług outsourcingu warto zawrzeć w ramach na przykład planu biznesowego. Świadomość celu pozwoli Ci jasno zakomunikować partnerowi biznesowemu, czego od niego oczekujesz.
Warto też zastanowić się, czy w danym przypadku lepiej sprawdzi się duży, czy też mały dostawca usług. Każde z wymienionych rozwiązań ma swoje plusy i minusy. Mniejsze firmy zewnętrzne zazwyczaj gwarantują klientowi indywidualne podejście. Z drugiej strony jednak liczba dostępnych tam specjalistów z różnych dziedzin jest niewielka. W przypadku większych przedsiębiorstw outsourcingowych można natomiast liczyć na wyższy standard usług. Stosowane tam sztywne procedury mogą jednak powodować opóźnienia w realizacji usług.
Oczywiście ogromną rolę przy doborze firmy outsourcingowej odgrywają również koszty całego przedsięwzięcia. Trzeba ustalić odpowiedni sposób rozliczania się z dostawcą usług za wykonaną pracę. W Biblii czytamy: Nie odmawiaj dobra uprawnionemu, gdy masz możliwość działania (Księga Przypowieści Salomona 3,27). Zgodnie z tym wskazaniem należy uczynić wszystko, aby outsourcer otrzymał godziwe wynagrodzenie za swoją pracę. Można mu płacić osobno za każdy wykonany projekt lub ustalić odpowiednią stawkę za każdą przepracowaną godzinę.
Dobrze jest też sprawdzić, jak pracuje firma potencjalnego partnera. Można to zrobić, oglądając zaprezentowane na stronie internetowej realizacje. Lepiej jednak skontaktować się osobiście z przedstawicielem danego podmiotu i umówić się z nim na spotkanie w siedzibie firmy. Warto też skontaktować się z przedsiębiorcami, którzy korzystali już (bądź w dalszym ciągu korzystają) z usług danej firmy, i poprosić ich o ocenę współpracy.
Źródła
- https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-czym-jest-i-na-czym-polega-outsourcing (dostęp: 23.08.2024)
- https://interviewme.pl/blog/outsourcing (dostęp: 23.08.2024)
- https://www.money.pl/gospodarka/outsourcing-czym-jest-i-na-czym-polega-6864624541326176a.html (dostęp: 23.08.2024)
- https://nfg.pl/blog/co-to-jest-outsourcing-kiedy-sie-go-stosuje-i-jakie-ma-zalety (dostęp: 23.08.2024)
Wszystkie cytaty biblijne pochodzą z Biblii Tysiąclecia.
© Źródło zdjęcia głównego: Canva.
